Datenschutzordnung
(DSO)
Informationen
für Mitglieder über die Datenverarbeitung (Art. 12, 13, 14
Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO)
(1) Art
der Daten
Der Verein
verarbeitet personenbezogene Daten (Art. 4 Nr. 1, 2 DSGVO) seiner Mitgliederinnen und Mitglieder in automatisierter und
nichtautomatisierter Form. Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich
auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person = betroffene
Person beziehen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO). Vorliegend handelt es sich um folgende
personenbezogene Mitgliederdaten: Name und Anschrift, Bankverbindung,
Telefonnummern (Festnetz und Mobil) sowie E-Mail-Adresse, Geburtsdatum,
Funktionen und Aufgaben im Verein.
(2) Pflichtdaten
Die in (1) genannten Daten sind Pflichtdaten; eine Person kann nur Vereinsmitglied sein,
wenn sie dem Verein diese Daten zwecks rechtmäßiger Verarbeitung zur Verfügung
stellt. Die Bereitstellung weiterer Daten ist freiwillig; sie sind für die
Mitgliedschaft im Verein nicht erforderlich. Rechtsgrundlage für die
Verarbeitung der freiwilligen Daten ist Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO (Verarbeitung
aufgrund Einwilligung).
(3) Verantwortliche
für die Datenverarbeitung (Art. 4 Nr. 7 DSGVO)
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist der
Vorsitzende (E-Mail: vorsitzender@kvsontra.de); sein Stellvertreter ist der
stellvertretende Vorsitzende (E-Mail: stvvorsitzender@kvsontra.de).
(4) Datenschutzbeauftragter
Ist derzeit nicht benannt (E-Mail:
datenschutz@kvsontra.de)
(5) Zwecke der Datenverarbeitung
Die
personenbezogenen Daten der Mitglieder werden ausschließlich zur Erfüllung der
in der Satzung genannten Zwecke und Aufgaben des Vereins verarbeitet,
insbesondere zur Mitgliederverwaltung (einschließlich des Beitragseinzugs),
Förderung des Sports und zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins. In
diesem Zusammenhang werden die Daten Vorstandsmitgliedern und sonstigen
Vereinsmitgliedern soweit zur Kenntnis gegeben, wie es
deren Funktion und Aufgaben im Verein erfordern. Rechtsgrundlage ist Art. 6
Abs. 1 b) DSGVO (Erfüllung des Mitgliedschaftsverhältnisses). Sofern sich die
Datenverarbeitung auf andere Rechtsgrundlagen stützt, wird dies in dieser DSO
an den entsprechenden Stellen erwähnt.
(6) Übermittlung von Daten an Dritte
(Art. 4 Nr. 10 DSGVO)
Als
Mitglied des Landessportbundes Hessen e.V. übermittelt der Verein folgende
personenbezogene Daten an diesen: Kontaktdaten des Vereinsvorstandes.
(7) Übermittlung an hessische
Fachverbände
Als Mitglied folgender hessischer Fachverbände
übermittelt der Verein folgende personenbezogene Daten seiner Mitglieder
dorthin:
Hessischen Kegler- und
Bowling-Verband (HKBV)
Übermittelt
werden: Name, Vorname, Adresse, Geburtsdaten, Ein- und Austrittsdaten und Funktionen
im Verein (Vorstand)
Die Übermittlung dieser Daten ist
erforderlich, damit der Verein und die jeweiligen Mitglieder am Sportbetrieb,
den der jeweilige Verband veranstaltet, teilnehmen können, insbesondere zur
Erlangung von Spielerpässen und Lizenzen.
(8) Veröffentlichung von Fotos und
Berichten
a)
Im Zusammenhang mit seinen öffentlichen Veranstaltungen (z.B. Wettkämpfe,
Sportfeste, Ligaspiele) darf der Verein – ohne Einwilligung der betroffenen
Personen – insbesondere
§ Teilnehmerlisten/Mannschaftsaufstellungen;
§ Fotos von der Veranstaltung,
auch wenn Teilnehmer oder Zuschauer erkennbar sind;
§ Berichte und Ergebnisse;
§ Ergebnislisten
aushängen, im Internet (z.B. auf
seiner Homepage und bei Facebook, Twitter …) und seiner Vereinszeitung veröffentlichen sowie an Print- und
Online-Zeitungen/-Medien übermitteln. Die Vorschriften der §§ 22, 23 des
Kunsturhebergesetzes (KUG) zum Recht am eigenen Bild werden gewahrt.
b) Einzelbilder von Zuschauern werden nicht veröffentlicht/übermittelt.
Soweit die Untertexte zu Fotos oder die Berichte auf bestimmte Personen
hinweisen, werden dabei höchstens und soweit jeweils erforderlich Vor- und
Familienname, Verein, Altersklasse sowie Funktion im Verein
veröffentlicht/übermittelt. Auf Ergebnislisten erscheinen neben dem erzielten
Ergebnis Vor- und Familienname sowie Verein und Altersklasse.
c) Die vorgenannten Regelungen dienen der
Öffentlichkeitsarbeit und Außendarstellung des Vereins, auf die er zur
Verwirklichung seiner satzungsgemäßen Aufgaben angewiesen ist. Rechtsgrundlage
für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO (Erfüllung des
Mitgliedschaftsverhältnisses). Hilfsweise kommt als weitere Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO in Betracht: Die Datenverarbeitung ist zur Wahrung der
berechtigten Interessen des Vereins erforderlich; die Interessen oder
Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Personen überwiegen
demgegenüber nicht.
d) In sonstigen Fällen – insbesondere bei nicht
öffentlichen Veranstaltungen – veröffentlicht/übermittelt der Verein Fotos,
Berichte, Listen etc. nur mit Einwilligung der betroffenen Personen
(Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 a) DSGVO).
(9) Übermittlung von
Mitgliederlisten mit personenbezogenen Daten
Mitgliederlisten
werden an Vorstandsmitglieder, sonstige Funktionäre und Mitglieder nur
herausgegeben, soweit deren Funktion oder besondere Aufgabenstellung im Verein
die Kenntnisnahme erfordern. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es die
Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsgemäßen Rechte (z.B.
Minderheitenrechte, Teilnahmerechte) benötigt, werden ihm die notwendigen Daten
gegen die schriftliche Verpflichtung ausgehändigt, dass Namen, Adressen und
sonstige Daten nicht zu anderen Zwecken Verwendung finden und die erhaltenen Daten,
sobald deren Zweck erfüllt ist, gelöscht werden.
(10) Übermittlung von Listen mit
personenbezogenen Daten
Zur Durchführung von Veranstaltungen
erstellt der Verein Helferlisten mit den erforderlichen Kommunikationsdaten.
Diese Listen werden nur innerhalb des Vereins an andere Helfer und die
Organisatoren der Veranstaltung weitergegeben. Eine darüberhinausgehende
Veröffentlichung der Listen (z.B. im Internet) bedarf der Einwilligung der
betroffenen Helfer (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO).
(11) Löschung
der Daten
Die
Mitgliederdaten werden spätestens zwei Jahre nach Beendigung der Mitgliedschaft
gelöscht, soweit sie für die Mitgliederverwaltung und für historische Berichte
und Darstellungen des Vereins nicht mehr benötigt werden und keine
gesetzlichen, vertraglichen oder satzungsmäßigen Aufbewahrungsfristen diesen
entgegenstehen.
(12) Rechte
der betroffenen Personen
Mitglieder
haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen das Recht auf Auskunft
über ihre gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO) sowie auf
Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DGSVO), Einschränkung der
Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und
Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO). Diese Rechte können
mündlich oder in Textform (§ 126 b BGB) bei den in (3)
genannten Verantwortlichen geltend gemacht werden.
(13) Einwilligungen
Soweit
Einwilligungen der Mitglieder zur Verwendung ihrer Daten erforderlich sind,
können diese mündlich, schriftlich oder per E-Mail erteilt werden. Der Verein
ist beweispflichtig dafür, dass eine Einwilligung erteilt wurde. Die Mitglieder
können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf
kann mündlich oder in Textform (§ 126 b BGB) bei den in (3) genannten
Verantwortlichen geltend gemacht werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum
Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.
(14) Beschwerderecht
Den
Mitgliedern steht das Recht zur Beschwerde über die Datenverarbeitung des
Vereins bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Zuständige Aufsichtsbehörde
ist im Bundesland Hessen der Hessische Beauftragte für Datenschutz und
Informationsfreiheit, https://datenschutz.hessen.de/.
Der Vorstand
Sontra, 01.04.2021